Integração do sistema de buffet com BI, ERP e planilhas

Todo buffet que cresce chega no mesmo ponto: os números passam a morar em vários lugares. A operação está no sistema de gestão, o faturamento do grupo está no ERP, o sócio acompanha numa planilha própria e a agência de marketing tem o painel dela. Para tudo bater, alguém exporta relatório toda segunda-feira, ajusta colunas e cola no lugar certo.

Isso também é integração, só que manual: custa horas da equipe, atrasa uma semana e erra sempre que alguém cola na linha errada. A API do Festero existe para substituir esse trabalho por uma conexão que roda sozinha. Este texto mostra quando ela vale a pena, o que dá para montar e como é um projeto típico.

Quando a integração vale a pena (e quando não vale)

Comece pela honestidade: se você tem uma unidade e os relatórios do Festero respondem às suas perguntas, você não precisa de integração. O relatório de vendas, a lucratividade por evento e o painel inicial já cobrem a gestão da maioria dos buffets. Se o que você quer é perguntar coisas fora dos relatórios, o caminho mais curto é conectar o Claude ao Festero, sem programador.

A API começa a fazer sentido quando:

• Você tem mais de uma unidade e quer ver todas lado a lado, sem depender do fechamento de cada gerente
• O buffet faz parte de um grupo com ERP, BI ou contabilidade centralizada, e o faturamento dos eventos precisa aparecer lá
• Há sócios ou investidores que acompanham indicadores num painel próprio
• A empresa tem outras linhas de negócio, como locação de espaço, catering corporativo ou casa de shows, e precisa de uma visão única
• Uma agência ou um time de marketing precisa medir o retorno dos anúncios até a venda, não só até o lead

Cinco integrações que respondem perguntas reais

1. Painel consolidado da rede

A pergunta: quanto cada unidade tem em festas este mês, e qual está com mais dinheiro a receber? Em uma rede, cada unidade é uma empresa no Festero. A integração usa uma credencial por unidade e, para cada uma, pede o resumo de vendas do período: uma única chamada devolve quantos eventos vendidos caem no período (contados pela data da festa), o valor total, quanto já entrou, o saldo e as parcelas vencidas, com os mesmos números do relatório de Vendas do Festero. Com dez unidades, são dez chamadas para montar o painel da rede inteira.

2. Custo por evento vendido, por canal

A pergunta: quanto custa, em anúncio, cada festa fechada que veio do Instagram? E do Google? Cada oportunidade do CRM traz a origem, a etapa, o valor estimado e, quando vira venda, o evento vinculado. Cruzando isso no BI com o investimento em mídia, que o seu time já tem, sai o custo por venda de cada canal. É a diferença entre “o Instagram traz muito lead” e “o Instagram traz venda a R$ 180 cada”.

3. Faturamento dos eventos no ERP

A pergunta: o que entrou de dinheiro hoje, de qual evento? Os recebíveis trazem cada parcela com vencimento, valor, quanto já foi recebido, situação, cliente e categoria. A integração alimenta o contas a receber do ERP e, com o aviso de webhook de parcela paga, atualiza no mesmo minuto em que o pagamento é registrado.

4. Previsão de caixa dos próximos meses

A pergunta: quanto vai entrar em dezembro, janeiro e fevereiro? Os recebíveis podem ser filtrados por intervalo de vencimento. Somados por mês no BI, viram a curva de entradas previstas, que o financeiro do grupo junta com as saídas para projetar o caixa. Para buffet, que vende hoje a festa do ano que vem, essa visão vale ouro.

5. Ocupação da agenda e sazonalidade

A pergunta: quantos sábados de cada mês estão vendidos, e com quanta antecedência o cliente fecha? Os eventos trazem data, tipo, número de convidados, cidade, valor total e a data em que foram contratados. Com isso, o BI mostra a taxa de ocupação por fim de semana, o tempo médio entre a contratação e a festa e os meses fracos, que pedem campanha ou preço diferente.

O que vem em cada área

• Eventos: data, horário, duração, situação, tipo, natureza (festa, locação ou show), cliente, convidados previstos, cidade, valor total, desconto, taxa de deslocamento e data da contratação
• Orçamentos: situação, cliente, data do evento, pacote, convidados, subtotal, desconto, total, validade, datas de envio e de aprovação e, na consulta individual, as opções e os itens
• CRM: oportunidades com etapa, situação, origem, valor estimado, data pretendida para o evento, tipo de evento, convidados estimados, motivo de fechamento, último contato e próximo retorno, além das etapas do funil
• Visitas: situação (pedida, agendada, realizada, não compareceu, cancelada), canal do agendamento, início e fim, cliente e oportunidade vinculada
• Financeiro: recebíveis parcela por parcela e o resumo de vendas de qualquer período de até 366 dias

E o que não vem, de propósito: telefone, e-mail e documento de pessoas, custo e margem. Todo valor é o preço ao cliente. A análise de lucratividade continua dentro do Festero, para quem tem permissão.

Como é um projeto de integração típico

1. Escreva as perguntas antes da tecnologia. Três a cinco perguntas que o painel ou o ERP precisa responder. Elas definem quais áreas a integração vai ler
2. Crie a credencial com o mínimo necessário. No Festero, em API do Festero, marque só as áreas que as perguntas pedem. Uma integração de faturamento não precisa ler o CRM
3. Entregue a documentação ao desenvolvedor. Em developers.festero.com.br estão o início rápido, exemplos em curl, JavaScript, Python e C#, a referência interativa e o contrato OpenAPI
4. Faça a carga inicial e depois só o que mudou. A primeira rodada lê tudo. As seguintes pedem só o que foi alterado desde a última sincronização, o que deixa cada atualização leve
5. Ligue os webhooks para o que precisa ser imediato. Parcela paga e orçamento aceito podem chegar na hora, sem esperar a próxima rodada
6. Acompanhe. A situação da API e dos webhooks fica em status.festero.com.br, e toda resposta de erro traz um código que o suporte usa para localizar o problema

A IA também ajuda a escrever a integração

A documentação foi feita para ser lida por pessoas e por assistentes de IA. Toda página tem uma versão em Markdown, e o índice llms.txt lista a documentação inteira. Um bom pedido para o assistente de programação do seu desenvolvedor: “leia https://developers.festero.com.br/llms.txt e escreva um cliente que lista os orçamentos aprovados do mês”. O trabalho que levaria dias de leitura de manual começa em minutos.

Limites, credenciais e estabilidade

A API faz parte dos planos Premium e Enterprise, e o que muda entre eles é o volume:

• Premium: 120 chamadas por minuto, com rajada de até 60 de uma vez, e 100 mil por dia
• Enterprise: 600 chamadas por minuto, com rajada de até 300, e 1 milhão por dia

Cada credencial tem a sua cota, então uma integração pesada não atrapalha as outras. Cada empresa pode ter até 5 credenciais em uso, cada uma válida por 90 dias e renovável, com um token de acesso que dura 60 minutos. Para gastar pouco: use o resumo de vendas em vez de somar listas, peça páginas de 100 itens e prefira webhooks a consultas repetidas.

Sobre estabilidade, a regra é clara: dentro da versão atual da API, a /v1, só entram mudanças que não quebram quem já integrou, como campos e rotas novas. Mudança que remove ou renomeia algo só vem numa versão nova, e as duas convivem por 6 meses, com aviso na própria resposta da API. A integração que você construir hoje não quebra de surpresa.

Perguntas frequentes

Dá para conectar o Power BI direto na API?

A API usa um token de acesso que precisa ser pedido e renovado a cada 60 minutos, o que os conectores prontos de BI nem sempre fazem bem. O arranjo mais comum é uma rotina agendada que lê a API e grava os dados numa base ou planilha, e o BI, seja Power BI, Looker Studio ou outro, lê dali. Fica mais rápido para o painel e gasta menos cota.

A integração consegue lançar dados no Festero?

Não. A API é somente de leitura. Orçamentos, eventos, pagamentos e todo o resto continuam sendo registrados no Festero.

Uma credencial lê todas as unidades da rede?

Não. Cada credencial vale para uma empresa. Em uma rede, cria-se uma credencial em cada unidade, e a integração junta os dados.

Por que a API não entrega custo e margem?

Porque são os dados mais sensíveis do negócio, e uma integração raramente precisa deles. A análise de resultado por evento segue disponível dentro do Festero, para quem tem a permissão de ver o resultado. Sobre isso, veja como calcular a margem real por evento.

Quem na minha empresa pode criar uma credencial?

Quem tem a permissão Gerenciar a API pública e as chaves MCP. A credencial criada nunca enxerga mais do que a pessoa que a criou.

Pare de colar planilha

Integração não é projeto de empresa grande. É o jeito de parar de pagar horas de equipe para mover número de um lugar para outro, e de tomar decisão com o dado de hoje, não com o fechamento da semana passada.

Veja áreas, eventos e limites na página de API e integrações, leia a visão geral de API, webhooks e MCP no Festero ou converse com a gente numa demonstração.